Lærerikt fagseminar om offentlige anskaffelser

Rundt 30 deltakere fra kommuner, regionsamarbeid, næringsliv og innkjøpskontorer var samlet da BNH arrangerte fagseminar om offentlige anskaffelser på Lampeland. Det ble en dag med flere aha-opplevelser, god dialog og mye engasjement.

– En veldig nyttig dag som har gjort at vi allerede har tatt grep, sier Rollags ordfører Øystein Morten. Ordfører i Sigdal Vebjørn Seljord slo i sitt innlegg fast at «Handlingsrommet i offentlige anskaffelser har blitt større i løpet av dagen».

Prosjektleder for Fagseminaret Marianne Skjetne Bøe i Buskerud Næringshage er veldig fornøyd med dagen. Jeg tror spesielt at kommunene har fått gode konkrete innspill på hvordan de kan legge til rette for lokal verdiskaping – og det var akkurat det som var målet, slår hun fast.

Første innleder var Kåre Gunnar Bergstøl daglig leder i Nore Bygg AS

Kåre Gunnar, som er en erfaren entreprenør har vært involvert i en rekke prosjekter både i privat og offentlig sektor. Han har også hatt flere verv i kommunale styrer og utvalg. Han er kjent for sine konkrete og direkte meninger, som kom tydelig frem i innlegget Kåre Gunnar innledet med en påstand:

“ Numedalskommunene betaler i snitt 20-30 % for mye i anbudsprosesser”

Han pekte på fire hovedutfordringer som entreprenører møter i anbudsprosessen, og gav gode råd om hvordan kommunene bedre kan legge til rette for at lokale bedrifter kan delta i konkurransene:

1 ) Regnetid

Tiden som blir gitt for å regne på anbud er for kort. “Løsningen er å få bedre tid til anbud, slik at man kan bli sikrere på tallene, slik at vi reduserer usikkerhet og får en riktigere pris»anbudene blir mer eksakte i henhold til pris,” forklarer han. Dette gjelder i enda større grad for mindre firmaer som må hente inn tilbud fra underleverandører. Kort frist er en fordel for de største som har alle fagene innenfor eget selskap.Han påpeker at entreprenører ofte har kalenderen fullstappet fem uker fremover, noe som fører til at kommunene mister tilbud på grunn av dårlig regneetid.

2 ) Tid til byggestart – og byggetid

Frist for oppstart av arbeidet er for kort! Et lite firma er nødt til å ha booket arbeid for folka sine de kommende tre månedene, ellers løper man for stor risiko. Normalt sett er derfor alle fullbooket, og det er ikke plass til nye oppdrag før om 3 måneder. I et kjempestort selskap er det ikke så vanskelig å omdisponere noen få mann, og dermed får disse en fordel framfor de lokale tilbyderne. I tillegg er ofte byggetiden litt for knapp. “ Han advarer om at for lite tid kan føre til flere reklamasjonsfeil. “Kommunen må jobbe smartere og på lag med de som bygger,” sier Kåre Gunnar.

3 ) Tidspunkt for bygging

Han foreslår at anbudsprosesser legges ut på vinteren, da det er roligere for bransjen. “Byggetid bør være sesongbasert med utearbeid om sommeren og innearbeid om vinteren,” Han oppfordrer også kommunene til å legge ut anbudene om vinteren. Da er det ofte bedre tid til å regne på dem, og med oppstart i vintermånedene vil prisen kunne bli lavere. – Jeg vil mye heller ha folk i arbeid til en lavere pris, enn å permittere midtvinters, forklarer han.

4 ) Totalentrepriser

Kommuner foretrekker totalentrepriser for å ha kontroll påkostnadene, men han mener dette gir kommunen mer kostnad totalt sett. “Prosessene må gjennomføres to ganger, både for kommunen og entreprenøren.” Han foreslår samspillsentrepriser hvor risikohåndtering deles mellom begge parter.

Miljøperspektiv

Han understreket avslutningsvis viktigheten av å ivareta FNs bærekraftsmål og bruke lokale bedrifter. “Vi må se mer på miljø i anbud, ikke bare pris.” Han mener at bedrifter bør være miljøsertifiserte og miljømerkede, og at dette bør vektlegges i kommunene sine evalueringer.

Knut Bjertnes, Daglig leder fra Habex AS

Knut Bjertnes, en erfaren entreprenør fra Habex AS, og som ikke er redd for å si sin mening, og fortsetter tråden etter Kåre Gunnar, med  å forklare utfordringene han møter i anbudsprosesser. “Mange i bransjen syns at papirarbeid er no hærk!” sier Knut med et smil.

Knut henter inn anbud på Doffin, men han er ikke imponert. “Doffin er ubrukelig,” sier han. Han viser til en rekke offentlige prosjekter: hvordan tilbudene blir evaluert varierer fra kommune til kommune. Rammeavtalene blir vurdert på ulike måter, noe som kan skape forvirring og ineffektivitet.

Miljøet taper

Knut viser til poengskalaen som brukes i evaluering av anbudene, noe som Kåre Gunnar også nevnte i sitt innlegg. “Det mangler kompetanse i kommunene på miljøkriterier ved anbud,” sier Knut. Han trekker fram et godt eksempel fra Hole kommune, anbud der de har brukt hele skalaen for miljø og bærekraft i evalueringen, men dette er dessverre unntaket fra regelen. -Miljø skal telle 30 %, men når alle blir evaluert til 95-100 poeng, så skiller man ikke på dette kriteriet. Da ender vi opp med en ren priskonkurranse likevel, forklarer han.

Utfordringer i bransjen

Knut peker på flere utfordringer som entreprenører står overfor:

• Det er en mangel på kvalifisert arbeidskraft, noe som gjør det vanskelig å gjennomføre prosjekter effektivt.
• Tilgangen på jobber kan være uforutsigbar, noe som skaper usikkerhet for entreprenører.
• Kravene til dokumentasjon er omfattende og tidkrevende, noe som legger ekstra press på entreprenørene.
• Miljø- og bærekraftskriterier blir ofte oversett eller undervurdert i anbudsprosesser. Knut mener at det er viktig å vurdere disse  faktorene nøye for å sikre bærekraftige løsninger.

Vebjørn Aasand Seljord, ordfører i Sigdal Kommune

Vebjørn uttrykker stor tilfredshet etter en dag fylt med innsikt og dialog. “Har lært mye av denne dagen,” sier han, og understreker viktigheten av å lytte til utfordringer og lokale bedrifter.

Vebjørn legger frem Sigdal Kommunes planer for fremtidige prosjekter, som inkluderer åpne dialogmøter. Disse møtene er ment å fremme en åpen og konstruktiv dialog mellom kommunen og det lokale næringslivet. “Forslagene som har kommet i dag er enkle å gjøre noe med i kommunen,” sier han, og viser til at kommunen er klar til å ta grep basert på innspillene. Vebjørn presiserer at han ønsker å gi tilbake til lokalsamfunnet ved å bruke lokalt næringsliv i kommunens prosjekter. “Vi vil gi tilbake til lokalsamfunnet ved å bruke lokale bedrifter,” sier han, og understreker viktigheten av å støtte og samarbeide med lokale aktører.

Jus og regelverk

Camilla Windju Wilhelmsen, advokat i Kongsberg-regionen, gav en innsiktsfull introduksjon til det juridiske grunnlaget for offentlige anskaffelser. Offentlig sektor kjøper inn varer, tjenester, og bygge- og anleggsarbeider for hele 720 milliarder kroner årlig, og derfor er det viktig med ordentlige rammer. Regelverket sikrer at offentlige midler brukes effektivt og rettferdig.

Hun påpeker at det kommer store endringer i anskaffelsesregelverket, og det er viktig å forstå hva en anskaffelse innebærer. Hun anbefaler å bruke mer tid på avklaring av behov og planlegging i anskaffelsesprosessen. Entreprenører har ofte ikke vært involvert i denne fasen, noe som kan føre til misforståelser og ineffektivitet. Fra start til slutt er det viktig å følge opp kontrakter nøye. Dette sikrer at alle parter får det de har avtalt.

Innovative anskaffelser

Videre ble det innføring fra Kjersti Granaasen fra Leverandørutviklingsprogrammet hos NHO som understreker viktigheten av en innovativ anskaffelsesprosess. Og at man må ha en dialog med markedet. Programmet til LUP spiller en viktig rolle i dette og kan hjelpe til i anbudsprosesser. De har også mulighet til å gratis bistå små kommuner med innovative anskaffelser.

Større handlingsrom enn vi tror!

Ole Henrik Fjeld fra Innkjøpskontoret AS, delte en morsom og engasjerende historie om hvordan innkjøp ble gjort i gamle dager, og hvorfor reglene for offentlige anskaffelser kom på plass. Han gir også gode forklaringer på handlingsrommet innenfor regelverket og hvordan vi kan bruke dette i offentlige anbud.

Han oppfordret spesielt kommunene til tre ting:

• Husk at alle anskaffelser under 100 000 kroner er unntatt regelverket
• Husk at alle anskaffelser under 1 300 000 kroner kan gjøres veldig enkelt: Litt forenklet kan vi si at hvis du har sendt en e-post til 3 aktører og bedt om tilbud, så er det nok.
• Dere oppfordres til dialog med markedet. Ikke vær redd for dette! Mest mulig dialog før anbudet legges ut er veldig positivt.

Oppsummering av dagen

Det er enighet om viktigheten av å fortsette dialogen fremover. I oppsummeringsrunden sa alle deltakerne hva de ville ta med seg hjem, og gjøre annerledes fra nå av. For mange av kommunene innebar det å etablere åpne dialogmøter. For flere av entreprenørene handlet det om å bli flinkere til å stille spørsmål i anbudsprosessen. Kort oppsummert: avklar forventninger og oppklar uklarheter – så legger vi til rette for mer lokal verdiskaping.

Prosjektleder Marianne Skjetne Bøe avslutter med “Håpet for denne dagene er å bygge bro mellom ulike perspektiver og fremme samarbeid for fremtiden.”